Terugkerende bedrijfsprocessen automatiseer je het snelst door te beginnen met goedkeuringsflows, rapportages en notificaties. Dit zijn drie processen die in vrijwel elke organisatie veel handmatige tijd kosten, maar met de juiste aanpak snel te digitaliseren zijn. Met low-codeplatformen zoals Mendix kun je deze processen in weken live zetten in plaats van maanden. Hieronder vind je per proces een concrete aanpak.
Welke bedrijfsprocessen zijn het meest geschikt voor automatisering?
Processen die zich herhalen, weinig uitzonderingen kennen en veel handmatige stappen bevatten, zijn het meest geschikt voor automatisering. Denk aan goedkeuringsflows, periodieke rapportages en het versturen van notificaties. Deze drie processen kosten organisaties structureel veel tijd, zijn gevoelig voor menselijke fouten en leveren na automatisering direct meetbare tijdwinst op.
Een goede vuistregel: als een medewerker elke week dezelfde handelingen uitvoert om informatie door te sturen, te verzamelen of goed te keuren, is dat een signaal dat automatisering loont. Andere kenmerken van een automatiseringskandidaat:
- Het proces volgt een vaste volgorde van stappen
- Er zijn duidelijke regels voor wie wat doet en wanneer
- Fouten of vertragingen hebben directe gevolgen voor andere processen
- Het proces is nu afhankelijk van e-mail, Excel of losse systemen
Processen met veel uitzonderingen of waarbij menselijk oordeel centraal staat, zijn minder geschikt als startpunt. Begin altijd met wat voorspelbaar en herhaalbaar is.
Hoe automatiseer je een goedkeuringsproces stap voor stap?
Een goedkeuringsproces automatiseer je door de stappen, rollen en beslisregels eerst volledig in kaart te brengen, en die vervolgens te vertalen naar een digitale workflow. Met een low-codeplatform bouw je daarna een applicatie die aanvragen automatisch doorstuurt naar de juiste persoon, statusupdates bijhoudt en herinneringen verstuurt als er geen actie wordt ondernomen.
Volg deze aanpak:
- Breng het huidige proces in kaart. Wie vraagt aan, wie keurt goed, welke informatie is nodig en wat zijn de uitzonderingen?
- Definieer de beslisregels. Onder welke bedragen of omstandigheden is één handtekening voldoende? Wanneer is escalatie nodig?
- Bouw een digitaal aanvraagformulier. Zorg dat de aanvrager precies de informatie invult die de beoordelaar nodig heeft.
- Stel de routering in. Laat het systeem automatisch bepalen wie de aanvraag ontvangt op basis van type, afdeling of bedrag.
- Voeg notificaties en herinneringen toe. Stuur automatisch een bericht als een aanvraag wacht op actie.
- Maak de status inzichtelijk. Zorg dat zowel aanvrager als goedkeurder altijd kunnen zien waar een aanvraag staat.
Een veelgemaakte fout is beginnen met de techniek voordat het proces goed is doorgesproken. Investeer eerst tijd in het scherp krijgen van de beslisregels. Dat voorkomt dat je halverwege het bouwtraject alsnog grote wijzigingen moet doorvoeren.
Hoe automatiseer je rapportages en data-uitwisseling tussen systemen?
Rapportages en data-uitwisseling automatiseer je door systemen via API-koppelingen of data-integraties met elkaar te verbinden, zodat informatie automatisch op het juiste moment op de juiste plek beschikbaar is. Dit elimineert handmatig kopiëren, vermindert fouten en zorgt dat rapportages altijd actuele data bevatten.
De aanpak verschilt afhankelijk van hoe de betrokken systemen zijn opgezet. Moderne applicaties bieden doorgaans een REST-API waarmee je eenvoudig data kunt ophalen of wegschrijven. Bij oudere systemen is soms een tussenlaag nodig, zoals een integratiemiddleware of een datakoppeling op databaseniveau.
Praktische stappen voor rapportageautomatisering:
- Bepaal welke data je nodig hebt en uit welke bronnen die afkomstig is
- Stel een automatische trigger in op basis van tijd (wekelijks, maandelijks) of een gebeurtenis (order geplaatst, project afgerond)
- Laat de rapportage automatisch genereren en versturen naar de juiste ontvangers
- Bouw een dashboard als medewerkers zelf realtime inzicht nodig hebben
Bij complexe omgevingen met meerdere systemen is het verstandig om de integratiearchitectuur vooraf goed door te denken. Een slecht ontworpen koppeling kan later voor problemen zorgen als systemen worden bijgewerkt of vervangen.
Hoe automatiseer je klant- of medewerkersnotificaties zonder maatwerk te coderen?
Notificaties aan klanten of medewerkers automatiseer je door triggers te koppelen aan gebeurtenissen in je systeem, zoals een statuswijziging, een deadline of een goedkeuring. Met low-codeplatformen stel je deze triggers in via visuele configuratie, zonder dat je daarvoor traditionele code hoeft te schrijven.
De meeste low-codeomgevingen bieden ingebouwde mogelijkheden voor e-mail, pushberichten en in-appnotificaties. Je bepaalt zelf wanneer een bericht wordt verstuurd, aan wie en met welke inhoud. Variabelen uit het systeem, zoals naam, ordernummer of deadline, voeg je eenvoudig toe aan de berichttekst.
Voorbeelden van notificaties die je snel kunt automatiseren:
- Bevestiging bij het indienen van een aanvraag of formulier
- Herinnering als een actie al een bepaalde tijd openstaat
- Statusupdate als een aanvraag is goedgekeurd, afgewezen of in behandeling is
- Melding aan een medewerker als een klant een actie heeft ondernomen
Let op dat je notificaties niet overmatig inzet. Te veel berichten leiden ertoe dat medewerkers of klanten ze gaan negeren. Stuur alleen een bericht als er een relevante actie of beslissing nodig is.
Wat kost het om bedrijfsprocessen te automatiseren met low-code?
De kosten voor het automatiseren van een bedrijfsproces met low-code liggen doorgaans lager dan bij traditionele maatwerkontwikkeling, en variëren sterk afhankelijk van de complexiteit van het proces, het aantal integraties en de gewenste functionaliteit. Een eenvoudige goedkeuringsflow is in weken te bouwen; een uitgebreide procesapplicatie met meerdere koppelingen vraagt meer tijd en budget.
Factoren die de prijs bepalen:
- Complexiteit van het proces: Hoeveel stappen, rollen en uitzonderingen zijn er?
- Aantal integraties: Moeten er koppelingen worden gebouwd met bestaande systemen?
- Gebruikersaantal: Hoeveel mensen gaan de applicatie gebruiken?
- Platformlicenties: Low-codeplatformen brengen licentiekosten met zich mee, naast de ontwikkelkosten
- Beheer na livegang: Wie is verantwoordelijk voor updates en doorontwikkeling?
Low-code levert zijn snelste terugverdientijd bij processen die nu veel handmatige uren kosten. Als een proces vijf medewerkers wekelijks twee uur kost, verdien je een investering van enkele tienduizenden euro’s snel terug.
Wanneer is maatwerksoftware beter dan een standaardoplossing voor procesautomatisering?
Maatwerksoftware is beter dan een standaardoplossing wanneer je bedrijfsproces niet past in de logica van bestaande tools, wanneer je meerdere systemen moet koppelen op een manier die standaardsoftware niet ondersteunt, of wanneer de standaardoplossing je dwingt je werkwijze aan te passen in plaats van andersom.
Standaardoplossingen werken goed voor generieke processen, zoals basisboekhouding of eenvoudig projectbeheer. Maar zodra jouw proces specifieke regels heeft, afhankelijk is van interne data of moet integreren met meerdere eigen systemen, loop je al snel tegen de grenzen van een standaardpakket aan. Je betaalt dan voor functies die je niet gebruikt en mist functies die je wel nodig hebt.
Kies voor maatwerk als:
- Het proces uniek is voor jouw organisatie of sector
- Je meerdere bestaande systemen wilt koppelen die de standaardtool niet ondersteunt
- De standaardoplossing je dwingt je werkproces aan te passen
- Je op de lange termijn wilt kunnen doorontwikkelen zonder afhankelijk te zijn van een softwareleverancier
Low-codemaatwerk combineert het beste van twee werelden: de snelheid van een platform met de flexibiliteit van een op maat gebouwde applicatie. Bekijk ons werk en onze projecten voor concrete voorbeelden van wat dit in de praktijk oplevert.
Hoe wij helpen met het automatiseren van jouw bedrijfsprocessen
Wij bouwen maatwerkapplicaties op low-codeplatformen die jouw terugkerende processen digitaliseren, van goedkeuringsflows tot data-uitwisseling en notificaties. Maar we beginnen niet met bouwen. We beginnen met begrijpen wat er écht speelt.
- We starten met een designworkshop waarin we het proces, de gebruikers en de gewenste uitkomst samen doorwerken, zodat we bouwen wat je nodig hebt en niet wat iemand in eerste instantie dacht te willen
- We bewaken de scope actief en prioriteren op businesswaarde, ook als dat betekent dat we nee zeggen tegen functionaliteiten die geen reëel probleem oplossen
- We regelen zowel de technische bouw als de integraties met bestaande systemen
- Na livegang blijven we beschikbaar voor beheer, updates en doorontwikkeling
- Onze consultants werken functieoverstijgend en kunnen naast development ook rollen als Product Owner of Business Analist invullen
Wil je weten welke processen in jouw organisatie het meest geschikt zijn voor automatisering? Lees meer over onze diensten of neem vrijblijvend contact op. Wie we zijn en hoe we werken lees je op onze over-ons-pagina. Liever direct een gesprek? Plan een kennismaking en we kijken samen naar wat er mogelijk is.
Gerelateerde artikelen
- Hoe begin je met het automatiseren van processen met AI?
- Hoe automatiseer je klantcontact slim met behulp van AI?
- Hoe laat je een bedrijfsapp bouwen die past bij jouw werkproces?
- Wat zijn succesvolle voorbeelden van bedrijven die een zakelijke app lieten bouwen?
- Wat zijn de eerste stappen om een klantportaal te laten maken?
