De bedrijfsprocessen die je het beste als eerste kunt automatiseren zijn die met een hoog volume, een vaste structuur en een duidelijk meetbaar resultaat. Denk aan het verwerken van aanvragen, het doorzetten van goedkeuringen of het bijhouden van voortgang in projecten. Hoe repetitiever en voorspelbaarder een proces is, hoe meer je eruit haalt met automatisering. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het automatiseren van bedrijfsprocessen: van de juiste selectiecriteria tot de keuze tussen maatwerk en standaardtools.
Welke kenmerken maken een proces geschikt voor automatisering?
Een proces is geschikt voor automatisering als het regelmatig voorkomt, een vaste structuur heeft en weinig uitzonderingen kent. Hoe meer een proces op dezelfde manier wordt uitgevoerd, hoe makkelijker het is om het te vertalen naar een geautomatiseerde workflow. Processen waarbij mensen veel handmatig kopiëren, doorsturen of invoeren zijn klassieke kandidaten.
Naast herhaalbaarheid zijn er nog een paar kenmerken die een proces aantrekkelijk maken:
- Hoog volume: hoe vaker het proces plaatsvindt, hoe groter de tijdwinst na automatisering
- Duidelijke regels: als iedereen het op dezelfde manier doet (of zou moeten doen), is het goed te automatiseren
- Meetbaar resultaat: je kunt achteraf controleren of het goed is gegaan
- Foutgevoeligheid: als menselijke fouten regelmatig voorkomen, is automatisering een directe kwaliteitsverbetering
- Afhankelijkheid van meerdere mensen of systemen: processen waarbij informatie langs meerdere schijven gaat, winnen veel bij een gestroomlijnde flow
Processen die veel uitzonderingen kennen, sterk afhangen van menselijk oordeel of nog niet goed zijn gedefinieerd, zijn minder geschikt als startpunt. Automatiseer eerst wat stabiel is, en ga daarna pas naar de complexere gevallen.
Wat zijn de meest voorkomende processen die organisaties als eerste automatiseren?
Organisaties beginnen het vaakst met het automatiseren van interne administratieve processen, aanvraag- en goedkeuringsflows en rapportages. Dit zijn processen die veel tijd kosten, weinig strategische waarde hebben als ze handmatig worden gedaan, en waarbij fouten direct merkbare gevolgen hebben.
De meest voorkomende voorbeelden:
- Verwerken van inkomende aanvragen of formulieren
- Goedkeuringsprocessen voor verlof, inkoop of contracten
- Onboarding van nieuwe medewerkers of klanten
- Facturatie en betalingsverwerking
- Voortgangsrapportages en statusupdates
- Klantcommunicatie op basis van vaste triggers (bevestigingen, herinneringen)
In de publieke sector en zakelijke dienstverlening zie je ook vaak dat portalen worden gebouwd voor het indienen en opvolgen van aanvragen. Dat soort trajecten combineert procesautomatisering met een betere gebruikerservaring voor zowel medewerkers als klanten.
Hoe bepaal je de juiste volgorde van automatisering?
De juiste volgorde bepaal je door processen te scoren op impact, uitvoerbaarheid en urgentie. Begin met processen die veel tijd kosten, goed gedefinieerd zijn en waarvan het resultaat duidelijk meetbaar is. Zo boek je snel winst en bouw je intern draagvlak op voor verdere automatisering.
Een eenvoudige manier om prioriteiten te stellen is door elk proces te beoordelen op drie assen:
- Tijdsbesparing: hoeveel uur per week of maand kost dit proces nu?
- Complexiteit: hoe moeilijk is het om dit proces te automatiseren, en hoeveel uitzonderingen zijn er?
- Risico bij fouten: wat zijn de gevolgen als het misgaat, en hoe vaak gaat het nu mis?
Processen met een hoge tijdsbesparing, lage complexiteit en een duidelijk foutrisico verdienen de hoogste prioriteit. Processen die complex zijn maar weinig voorkomen, kun je later aanpakken of bewust handmatig laten.
Houd ook rekening met afhankelijkheden: soms moet je eerst één proces automatiseren voordat een ander proces echt kan worden gestroomlijnd. Breng die keten in kaart voordat je begint.
Wat is het verschil tussen procesautomatisering met maatwerk en standaardtools?
Standaardtools zoals Microsoft Power Automate, Zapier of kant-en-klare SaaS-oplossingen werken goed voor generieke processen die passen binnen de grenzen van wat die tools bieden. Maatwerk is de betere keuze als je processen hebt die specifiek zijn voor jouw organisatie, waarbij standaardoplossingen te veel concessies vragen of te weinig integratiemogelijkheden bieden.
Het verschil zit niet alleen in technologie, maar ook in eigenaarschap en flexibiliteit:
- Standaardtools: snel te implementeren, lagere initiële kosten, maar beperkt aanpasbaar en afhankelijk van de roadmap van de leverancier
- Maatwerkapplicaties: gebouwd op jouw processen, volledig integreerbaar met bestaande systemen, en ontworpen om mee te groeien met de organisatie
De keuze hangt af van hoe uniek jouw proces is. Als tachtig procent van jouw behoefte wordt gedekt door een standaardtool, is dat waarschijnlijk de snelste en goedkoopste weg. Maar als je merkt dat je steeds workarounds bouwt of dat de tool jouw proces stuurt in plaats van andersom, is maatwerk de logische stap. Bekijk ons werk voor concrete voorbeelden van situaties waarin maatwerk de doorslag gaf.
Wanneer is een designworkshop zinvol vóór het automatiseren van een proces?
Een designworkshop is zinvol als je nog niet precies weet wat je wilt automatiseren, wie het gaat gebruiken en wat de grenzen van het proces zijn. Zonder die helderheid bouw je het verkeerde, en dat kost meer tijd en geld dan een goede voorbereiding ooit zou doen.
Concrete situaties waarin een designworkshop waarde toevoegt:
- Het proces bestaat, maar is nergens goed gedocumenteerd of vastgelegd
- Meerdere afdelingen of teams zijn betrokken en hebben verschillende beelden van hoe het werkt
- Je weet dat er een probleem is, maar niet precies wat de oorzaak is
- Er zijn meerdere mogelijke oplossingen en je wilt bewust kiezen
- Je wilt voorkomen dat scope later uitdijt en het project uitloopt
Een designworkshop helpt je om van een vage wens naar een heldere, afgebakende scope te komen. Dat is geen luxe, het is gewoon een slimmere manier van starten. Meer over onze diensten lees je op de dienstenpagina.
Hoe wij helpen met het automatiseren van bedrijfsprocessen
Wij beginnen niet meteen met bouwen. Eerst begrijpen we wat je wilt bereiken, welke processen de meeste pijn veroorzaken en of automatisering daadwerkelijk de juiste oplossing is. Dat doen we samen met jou, in een designworkshop waarin we het proces, de gebruikers en de gewenste uitkomst scherp stellen.
Wat je van ons kunt verwachten:
- Een eerlijke analyse van welke processen het meeste opleveren als je ze automatiseert
- Begeleiding bij de keuze tussen standaardtools en maatwerkapplicaties, op basis van jouw situatie
- Bouw van webapplicaties, portalen en mobiele apps op low-code platformen zoals Mendix
- Projectbegeleiding van eerste gesprek tot livegang, inclusief beheer en doorontwikkeling daarna
- Consultants die zowel technisch als functioneel sterk zijn, zodat je één aanspreekpunt hebt dat het hele traject overziet
Wil je weten welke processen in jouw organisatie het meeste opleveren? Leer ons kennen of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Wat is procesautomatisering met AI en wat levert het op?
- Hoe kies je de juiste AI-software voor procesautomatisering?
- Hoeveel tijd besparen bedrijven met AI-procesautomatisering?
- Wat is het verschil tussen een klantportaal en een selfserviceportaal?
- Hoe kies je in 2026 de juiste partij voor je bedrijfsapp?
